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El mundo de la empresa se caracteriza hoy por una rápida evaluación de los nuevos avances, una justificación de su implantación desde una perspectiva de negocio y, finalmente, la adopción de los mismos con la mayor brevedad.

Aunque por lo general tiene sentido adoptar los nuevos avances tecnológicos tan pronto como sea posible, una faceta importante de esta adopción es la correcta evaluación de los cambios y el asegurarse de que tengan sentido para su negocio en el momento de hacerlo.

Vamos a analizar algunos de los factores que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de realizar un cambio de versión en su sistema SAP, adoptando los últimos avances tecnológicos de las últimas versiones SAP ERP. El objetivo es discutir el valor de la actualización y el proceso de evaluación en cuestión.

Evolución desde SAP R/3 a SAP ERP

En concreto nos hemos basado en la actualización a la última versión SAP ECC 6.0 desde versiones más antiguas (4.5, 4.6, 4.7…), pero la mayoría de los argumentos son validos cuales quiera que sean las versiones de origen y destino.

Valor de la actualización

Como se señaló antes, las nuevas versiones representan un paso y generalmente vienen equipadas con una serie mejoras tecnológicas y funcionales que son beneficiosas para la mejor implementación de los procesos de negocio de los clientes que utilizan sistemas SAP. Algunos de los beneficios se resumen a continuación:

  • Las últimas versiones de SAP ERP ayudan a los clientes dar un paso importante hacia la arquitectura orientada a servicios ó SOA, que servirá de base para la integración futura de SAP y las aplicaciones asociadas. Teniendo en cuenta la naturaleza dinámica de los negocios, esta arquitectura tiene mucho sentido desde el momento en que permite una mayor flexibilidad, realizando sin problemas la integración entre sistemas y negocios diferentes. Como parte de las nuevas versiones, SAP entrega listos para usar una serie de servicios que se ocupan de algunas de las funciones mas comunes en los procesos de negocio. Por ejemplo se dispone de nuevos servicios en el área de colaboración con los proveedores y de gestión del crédito. Además, SAP tiene previsto seguir añadiendo toda una serie de servicios en el futuro para fortalecer aún más esta oferta
  • Se ha añadido nueva funcionalidad en todos los componentes SAP NetWeaver. Nuevas capacidades de integración con terceros a través de la plataforma de integración SAP XI, o la entrega de contenido de negocios preconfigurados con el portal, son sólo algunos ejemplos.
  • En la versión SAP ERP 2005 hay disponibles alrededor de 300 mejoras funcionales en todas las áreas (Finanzas, Logística, Recursos Humanos, Etc.).
  • Todas las soluciones específicas están disponibles en el mismo núcleo del sistema SAP. Esto supone un marco de trabajo totalmente nuevo y reemplaza al viejo concepto de complementos ó add-on.
  • Se dice que mySAP ERP 2005 es “Powered by NetWeaver 2004s”. Esto significa que los diversos componentes de netweaver como XI, BI, EP, etc. están integrados en el sistema central.
  • Soluciones específicas como SAP CRM y SAP PLM son una parte central del ERP SAP, lo que permite un gran ahorro de costes al no tener licencia por separado para ellos.
  • Las nuevas interfaces de usuario alternativas, Duet (la integración de SAP con Microsoft Office) y Project Muse, son atractivas e interesantes. La idea es proporcionar una interfaz de usuario simplificada. En un principio, SAP ha habilitado Duet para sólo algunas aplicaciones de negocio, y se iran añadiendo mas a la lista con las nuevas versiones del software Duet.
  • El área de productividad de las personas es un área en la que se está realizando un fuerte enfoque en las nuevas versiones. El énfasis está en la automatización de la rutina de trabajo, facilidad de uso basada en funciones y un funcionamiento que permite excepciones en los procesos de trabajo.
  • SAP ERP también ayuda a las empresas a cumplir con los nuevos requisitos legales como la Ley Sarbanes-Oxley.
  • El hecho de que SAP haya anunciado que mySAP ERP 2005  seguiría siendo la versión más reciente hasta el año 2011, se suma a la lista de ventajas. En el futuro, todas las nuevas mejoras funcionales para ésta versión estarán disponibles como una extensión de la misma a través de los llamados “Enhancement Packages” (EhP), nuevo concepto que permite ir ampliado la funcionalidad de la versión implantada e introduciendo mejoras sin necesidad de hacer un cambio de versión completo, de una forma mucho mas flexible y a un menor coste.

El proceso de evaluación

Antes de comenzar con un proyecto de actualización, es extremadamente importante entender el nuevo entorno. Algunas de las áreas que hay que considerar y evaluar son las siguientes:

  • Es siempre una buena práctica explorar y comprender las mejoras funcionales disponibles en la nueva versión a implantar y seleccionar cuales de éstas nuevas funciones aportarían valor al negocio de nuestra empresa de ser aplicadas. Este análisis, incluso en el caso de que decida hacerse una actualización puramente técnica, quedaría como un Business Case que permitiría a la dirección de la compañía valorar las ventajas de su implantación posterior. SAP tiene una herramienta llamada SAP Solution Browser que permite comparar las mejoras funcionales entre una versión origen y una versión destino en un área funcional concreta que se desee investigar.
  • Dado que las nuevas versiones están basadas en la plataforma Netweaver, tiene sentido invertir tiempo en el estudio de ésta plataforma y determinar cuáles de sus componentes le gustaría poner en práctica y con qué rapidez, integrando dichas actualizaciones en el plan de sistemas de la compañía.
  • El hardware existente puede no ser compatible con el nuevo marco tecnológico. Por lo tanto, los requerimientos de infraestructura se deben determinar por adelantado y e incluirse en el presupuesto del proyecto. SAP dispone para ello de la herramienta Quicksizer, que puede ser de gran ayuda en este propósito.
  • Un aspecto especialmente importante es la planificación del proyecto de cambio de versión. Es deseable que el mismo se realice en un momento en que la actividad de desarrollo sea mínima, para que la misma no interfiera con el proyecto. De esta forma se evitará tener que realizar ciertas tareas dos veces (pruebas, formación, etc.). Como generalmente no se puede evitar que una cierta actividad de desarrollo coexista con el proyecto de implantación, las tareas correspondientes a la misma deben priorizarse y ejecutarse de forma siempre supeditada a las necesidades del proyecto de actualización de la versión. De esa forma es como se consiguen los mejores resultados.
  • Un paso importante en todo el proceso sería el decidir sobre la distribución objetivo. Normalmente se da por sentado que actualizar a la última versión y al último EhP es lo idóneo, pero siempre vale la pena investigar los pros y los contras de hacerlo a una versión ó a un EhP anterior, que en un momento determinado puede ser percibido como más estable.
  • Desde el punto de vista del ahorro de costes, siempre es importante hacer el análisis de los costes de mantenimiento de la nueva versión frente a la antigua. Por ejemplo el mantenimiento de la versión 46C se termina en diciembre 2006 y los clientes que no migren de versión pueden prolongarlo durante algún tiempo más pagando un coste más alto. Esto suele ocurrir en todas las versiones, por ello hay que calcular siempre el TCO resultante según cuando se realice el cambio de versión.

En resumen, la nueva funcionalidad y las características de la nueva version de la solución SAP ERP son muy prometedoras y el tiempo empleado en conocerla y evaluar su implementación es siempre beneficioso de cara a mantener la actualización tecnológica y las ventajas para el negocio que se derivan de ella.