Noticias ASPA

A Menudo los clientes nos preguntan sobre la gestión de documentos en SAP, ya que la palabra «documento» se utiliza en muchos contextos dentro del entorno SAP y en ocasiones puede llevar a confusión acerca de lo que significa la gestión de documentos (DMS) en SAP.

En el contexto de las funciones de la aplicación central SAP ECC, la gestión de documentos es la vinculación de archivos, llamados originales, a los objetos de SAP. Los archivos originales pueden ser casi cualquier archivo electrónico, incluyendo hojas de cálculo, archivos de procesadores de texto, mapas de bits, archivos CAD, documentos escaneados, o archivos de programas, incluso programas especializados, como programas de control de planta. El único requisito previo es que el equipo que se utiliza para acceder al original tenga instalada alguna aplicación que pueda visualizar ó modificar el original. Esto puede incluir incluso aplicaciones de red, si se ha realizado la correspondiente configuración.

A través de la utilización del Document Information Record, muchos objetos en SAP pueden tener originales vinculados y acceder a ellos. Ejemplos de objetos SAP que pueden llevar documentos vinculados son los siguientes:

  • Maestro de Materiales.
  • Ubicaciones y equipos
  • Maestro de clientes.
  • Maestro de empleados.
  • Clasificación y características

SAP DMS (Document Management System)

Con la configuración adecuada, el sistema permite no sólo adjuntar un archivo a los datos maestros, sino también a los datos transaccionales donde dichos datos maestros se utilizan, tales como:

  • Órdenes de Producción
  • Ordenes de mantenimiento
  • Elementos PEP
  • Facturas
  • Pedidos de compra
  • Lotes de inspección

En algunos casos los originales están almacenados en otro sistema de gestión documental, pero la mayoría de los sistemas de gestión documental de primer nivel tienen interfaces con el sistema SAP que permiten acceder a los originales de forma perfectamente integrada desde el sistema SAP.

Hablando del repositorio, debido a la posibilidad de archivos muy grandes, el mismo no se gestiona directamente en la base de datos de SAP sino en un sistema separado. Esto podría realizarse en forma de servidores de red, en unidades especializadas como repositorios CAD o en los ya mencionados sistemas de gestión documental de terceros.

DMS permite el control de versiones y la gestión de autorizaciones de seguridad, así como la vinculación de varios originales a varios objetos de SAP de forma simultánea. DMS también es el único método para interconectar con sistemas DMS de terceros.

Y, por último, un breve comentario sobre Easy DMS. Easy DMS es un front end para instalar en PC’s cliente y que básicamente tiene la misma funcionalidad que la transacción de Document Info Record (DIR). Este front end está pensado para el usuario ocasional de SAP que sólo necesita para crear, modificar o visualizar DIR y los originales vinculados a ellos. Por ejemplo, alguien en el departamento de recepción puede ser responsable de la digitalización de los documentos que se reciben y de anexarlos al pedido de compra de SAP. Mediante esta interfaz puede realizar este trabajo de una forma sencilla.

Comments ( 0 )