Proyecto
Implantación SAP S/4HANA sobre Google Cloud
Cliente
Servicios
SAP S/4HANA
SAP BTP (Integración y Desarrollo)
Industria
Retail
Servicios a red de farmacias
Antecedentes
Farmacias Trébol nació en 2005 como un modelo innovador en el mercado español: una central de servicios que apoya a farmacias asociadas en compras no farmacológicas, marketing, operación y gestión financiera. Con una red en expansión y necesidades crecientes de coordinación entre central y farmacias, Trébol requería una solución de gestión integrada capaz de soportar el crecimiento, garantizar control regulatorio y ofrecer una visión homogénea del rendimiento de toda la red.
ASPA se incorporó al proyecto en un momento crítico, tras una implantación anterior fracasada, donde era necesario comenzar de nuevo con un enfoque, un diseño de procesos y una ejecución completamente replanteados.
Resumen
ASPA planteó una reimplantación integral basada en SAP S/4HANA, partiendo de un rediseño completo de procesos y de una base tecnológica optimizada para las necesidades reales del negocio. El programa se estructuró en dos fases: una primera para activar finanzas y controlling (FI, AM, CO), y una segunda para desplegar operaciones (MM, SD, WM para almacén central y CO-PA), integrando progresivamente las farmacias.
El proyecto se ejecutó con un equipo altamente sénior por parte de ASPA, que realizó una reingeniería de procesos y acompañó a los usuarios clave, de forma que pudieran adoptar el nuevo modelo de trabajo con rapidez y confianza. En pocos meses Trébol pasó de una situación bloqueada a un plan estable, con hitos cumplidos y go-lives escalonados que consolidaron la recuperación del programa.
Objetivos
El objetivo era realizar una reingeniería de procesos y la implantación de un sistema SAP S/4HANA de última generación, que dotara a Farmacias Trébol de una plataforma de gestión empresarial que soportara de manera homogénea la gestión de la central y de las farmacias asociadas.
La solución debía integrar finanzas, controlling, compras centralizadas, gestión de stocks, logística del almacén central, ventas y precios, facturación a asociados e información regulatoria, además de habilitar una analítica fiable para medir rentabilidad por farmacia, producto y segmento.
En paralelo, se buscaba simplificar el mapa de sistemas heredado, apoyándose en la nueva plataforma que sería capaz de acompañar el crecimiento de la red sin incrementar complejidad operativa.
Desafío
El reto principal era reactivar un programa de implantación que venía de una etapa previa fallida y con un contexto interno exigente. Era imprescindible reconstruir el proyecto sobre una base clara, rehacer el diseño de procesos con visión integral de central y farmacias, y acelerar la adopción de usuarios que necesitaban un fuerte acompañamiento funcional para garantizar el éxito de una implantación de este tipo. Todo ello debía hacerse sin frenar el crecimiento del negocio ni comprometer la operativa diaria.
Transformación estratégica
SAP S/4HANA se convirtió en la plataforma única para coordinar la central y la red de farmacias, habilitando procesos estandarizados y una operación mucho más industrializada.
Trébol pasó de un modelo apoyado en soluciones parciales y desarrollos a medida a una arquitectura integrada en cloud, con gobierno central del dato y trazabilidad completa del ciclo compra-almacén-farmacia-venta. Esto no solo resolvió la necesidad inmediata de control y eficiencia, sino que estableció una base sólida para escalar la red con orden y rapidez.
Resultados
En menos de un año, Farmacias Trébol activó con éxito primero el ámbito financiero y posteriormente los módulos logísticos y de rentabilidad, cumpliendo el plan previsto.
Hoy la compañía dispone de un ERP que permite gestionar la central y las farmacias, centralizar compras y distribución desde un almacén corporativo, facturar a asociados de forma automática, y analizar la rentabilidad y las ventas con granularidad por farmacia, región, producto y proveedor. La implantación sustituyó además varias soluciones heredadas, reduciendo significativamente la complejidad tecnológica y mejorando la fiabilidad operativa.
Valor a largo plazo
El nuevo entorno S/4HANA en cloud proporciona a Farmacias Trébol una plataforma estable, escalable y preparada para evolucionar con el negocio y con los cambios regulatorios del sector. La estandarización de procesos, la visibilidad en tiempo real y la capacidad de integrar progresivamente nuevas farmacias permiten a Trébol crecer con control, mejorar la rentabilidad de su red y fortalecer su propuesta de valor para los farmacéuticos asociados.