Categoria: SAP Articles
En algunos sectores, como por ejemplo en los productos de consumo, alta tecnología y los proveedores de la industria farmacéutica, se conceden rebajas para ciertos clientes directamente. En la distribución al por mayor a veces los mayoristas reciben acuerdos de precios de sus proveedores para su aplicación directa en determinados clientes o grupos de clientes, muy a menudo con limitaciones en valor o en cantidad.
SAP ha liberado nuevos servicios para acuerdos de precios, que están ya disponibles en el ERP y permiten definir las condiciones entre los proveedores y los clientes que se consideran en el pedido de ventas.
Estos servicios B2B permiten un fácil mapeo de información de los precios de entrada de los proveedores. Este servicio B2B permite la asignación de cualquier formato de datos de cualquier estándar de la industria, y facilita el intercambio de datos con sus proveedores de manera significativa.
Beneficios de los servicios B2B para el emisor:
Los servicios web existentes proporcionan la tecnología para el mapeo. No se requiere software adicional para asignar los campos requeridos en los documentos XML. Por tanto, los costes de los proyectos de implementación disminuyen de manera significativa.
Beneficios generales de los servicios B2B desde el punto de vista del receptor:
Con los servicios B2B la asignación de datos durante el «intercambio electrónico de datos» se reubica en SAP. El mapeo de la información externa se incluye en la información interna. Gracias a ello se evita a realización de costosos proyectos de implementación de EDI, que ya no son necesarios.
Resumen:
Los servicios B2B para los acuerdos de precios deben bajar costes y esfuerzos y, en consecuencia, deben bajar las barreras de entrada para que los pequeños proveedores puedan participar en el intercambio electrónico de datos.
Dentro de las implantaciones de SAP hay un tema que a menudo marca la diferencia en el éxito del proyecto o no. Este tema es la organización de la gestión del cambio. Tener el sistema de información más innovador implementado por el equipo más profesional, no garantiza necesariamente el éxito del proyecto. Una organización puede tener los sistemas instalados, pero sin la aceptación cultural estos sistemas están destinados a fracasar.
Un aspecto de la aceptación cultural es la adopción de los nuevos procesos y procedimientos que apoyen el nuevo sistema. Esto generalmente significa abandonar viejos hábitos y rutinas. Esta tarea a menudo es uno de los escollos más improtantes del proyecto.
He aprendido que no hay una «única verdad» cuando se trata de la gestión del cambio organizacional, pero hay algunos «factores críticos de éxito» a adoptar.
Los seis elementos necesarios para una implementación exitosa de la gestión del cambio a largo plazo son:
- Visión:
- Definición de objetivos para el futuro.
- Entender la relación entre el cambio necesario y objetivos de la organización.
- La necesidad:
- La conciencia de la necesidad de un cambio.
- Entender los fundamentos cambio.
- Comunicación:
- Flujo de información veraz, a tiempo y abierta.
- Hacia arriba, hacia abajo y cruzada.
- Herramientas:
- El conocimiento y la formación.
- Herramientas de apoyo.
- Habilidades.
- Definición de recursos adicionales.
- Compromiso de la dirección:
- La dirección transmite el mensaje de compromiso constante.
- Elimina las barreras.
- Dirige y apoya a los empleados.
- Medición del Desempeño e Incentivos:
- Dirige a los empleados hacia el cambio.
- Desarrollar indicadores para la medición del desempeño, los cuales están alineados con el cambio.
Aunque todos son importantes para una implementación exitosa, en mi opinión, la comunicación abierta y frecuente es el factor más importante. Este factor tiene una influencia directa sobre el resto de los factores.
Por ejemplo, una visión puede ser perfectamente definida, pero si no se comunica a todas las partes interesadas, ¿quién sabe que existe?
El mundo de la empresa se caracteriza hoy por una rápida evaluación de los nuevos avances, una justificación de su implantación desde una perspectiva de negocio y, finalmente, la adopción de los mismos con la mayor brevedad.
Aunque por lo general tiene sentido adoptar los nuevos avances tecnológicos tan pronto como sea posible, una faceta importante de esta adopción es la correcta evaluación de los cambios y el asegurarse de que tengan sentido para su negocio en el momento de hacerlo.
Vamos a analizar algunos de los factores que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de realizar un cambio de versión en su sistema SAP, adoptando los últimos avances tecnológicos de las últimas versiones SAP ERP. El objetivo es discutir el valor de la actualización y el proceso de evaluación en cuestión.
En concreto nos hemos basado en la actualización a la última versión SAP ECC 6.0 desde versiones más antiguas (4.5, 4.6, 4.7…), pero la mayoría de los argumentos son validos cuales quiera que sean las versiones de origen y destino.
Valor de la actualización
Como se señaló antes, las nuevas versiones representan un paso y generalmente vienen equipadas con una serie mejoras tecnológicas y funcionales que son beneficiosas para la mejor implementación de los procesos de negocio de los clientes que utilizan sistemas SAP. Algunos de los beneficios se resumen a continuación:
- Las últimas versiones de SAP ERP ayudan a los clientes dar un paso importante hacia la arquitectura orientada a servicios ó SOA, que servirá de base para la integración futura de SAP y las aplicaciones asociadas. Teniendo en cuenta la naturaleza dinámica de los negocios, esta arquitectura tiene mucho sentido desde el momento en que permite una mayor flexibilidad, realizando sin problemas la integración entre sistemas y negocios diferentes. Como parte de las nuevas versiones, SAP entrega listos para usar una serie de servicios que se ocupan de algunas de las funciones mas comunes en los procesos de negocio. Por ejemplo se dispone de nuevos servicios en el área de colaboración con los proveedores y de gestión del crédito. Además, SAP tiene previsto seguir añadiendo toda una serie de servicios en el futuro para fortalecer aún más esta oferta
- Se ha añadido nueva funcionalidad en todos los componentes SAP NetWeaver. Nuevas capacidades de integración con terceros a través de la plataforma de integración SAP XI, o la entrega de contenido de negocios preconfigurados con el portal, son sólo algunos ejemplos.
- En la versión SAP ERP 2005 hay disponibles alrededor de 300 mejoras funcionales en todas las áreas (Finanzas, Logística, Recursos Humanos, Etc.).
- Todas las soluciones específicas están disponibles en el mismo núcleo del sistema SAP. Esto supone un marco de trabajo totalmente nuevo y reemplaza al viejo concepto de complementos ó add-on.
- Se dice que mySAP ERP 2005 es “Powered by NetWeaver 2004s”. Esto significa que los diversos componentes de netweaver como XI, BI, EP, etc. están integrados en el sistema central.
- Soluciones específicas como SAP CRM y SAP PLM son una parte central del ERP SAP, lo que permite un gran ahorro de costes al no tener licencia por separado para ellos.
- Las nuevas interfaces de usuario alternativas, Duet (la integración de SAP con Microsoft Office) y Project Muse, son atractivas e interesantes. La idea es proporcionar una interfaz de usuario simplificada. En un principio, SAP ha habilitado Duet para sólo algunas aplicaciones de negocio, y se iran añadiendo mas a la lista con las nuevas versiones del software Duet.
- El área de productividad de las personas es un área en la que se está realizando un fuerte enfoque en las nuevas versiones. El énfasis está en la automatización de la rutina de trabajo, facilidad de uso basada en funciones y un funcionamiento que permite excepciones en los procesos de trabajo.
- SAP ERP también ayuda a las empresas a cumplir con los nuevos requisitos legales como la Ley Sarbanes-Oxley.
- El hecho de que SAP haya anunciado que mySAP ERP 2005 seguiría siendo la versión más reciente hasta el año 2011, se suma a la lista de ventajas. En el futuro, todas las nuevas mejoras funcionales para ésta versión estarán disponibles como una extensión de la misma a través de los llamados “Enhancement Packages” (EhP), nuevo concepto que permite ir ampliado la funcionalidad de la versión implantada e introduciendo mejoras sin necesidad de hacer un cambio de versión completo, de una forma mucho mas flexible y a un menor coste.
El proceso de evaluación
Antes de comenzar con un proyecto de actualización, es extremadamente importante entender el nuevo entorno. Algunas de las áreas que hay que considerar y evaluar son las siguientes:
- Es siempre una buena práctica explorar y comprender las mejoras funcionales disponibles en la nueva versión a implantar y seleccionar cuales de éstas nuevas funciones aportarían valor al negocio de nuestra empresa de ser aplicadas. Este análisis, incluso en el caso de que decida hacerse una actualización puramente técnica, quedaría como un Business Case que permitiría a la dirección de la compañía valorar las ventajas de su implantación posterior. SAP tiene una herramienta llamada SAP Solution Browser que permite comparar las mejoras funcionales entre una versión origen y una versión destino en un área funcional concreta que se desee investigar.
- Dado que las nuevas versiones están basadas en la plataforma Netweaver, tiene sentido invertir tiempo en el estudio de ésta plataforma y determinar cuáles de sus componentes le gustaría poner en práctica y con qué rapidez, integrando dichas actualizaciones en el plan de sistemas de la compañía.
- El hardware existente puede no ser compatible con el nuevo marco tecnológico. Por lo tanto, los requerimientos de infraestructura se deben determinar por adelantado y e incluirse en el presupuesto del proyecto. SAP dispone para ello de la herramienta Quicksizer, que puede ser de gran ayuda en este propósito.
- Un aspecto especialmente importante es la planificación del proyecto de cambio de versión. Es deseable que el mismo se realice en un momento en que la actividad de desarrollo sea mínima, para que la misma no interfiera con el proyecto. De esta forma se evitará tener que realizar ciertas tareas dos veces (pruebas, formación, etc.). Como generalmente no se puede evitar que una cierta actividad de desarrollo coexista con el proyecto de implantación, las tareas correspondientes a la misma deben priorizarse y ejecutarse de forma siempre supeditada a las necesidades del proyecto de actualización de la versión. De esa forma es como se consiguen los mejores resultados.
- Un paso importante en todo el proceso sería el decidir sobre la distribución objetivo. Normalmente se da por sentado que actualizar a la última versión y al último EhP es lo idóneo, pero siempre vale la pena investigar los pros y los contras de hacerlo a una versión ó a un EhP anterior, que en un momento determinado puede ser percibido como más estable.
- Desde el punto de vista del ahorro de costes, siempre es importante hacer el análisis de los costes de mantenimiento de la nueva versión frente a la antigua. Por ejemplo el mantenimiento de la versión 46C se termina en diciembre 2006 y los clientes que no migren de versión pueden prolongarlo durante algún tiempo más pagando un coste más alto. Esto suele ocurrir en todas las versiones, por ello hay que calcular siempre el TCO resultante según cuando se realice el cambio de versión.
En resumen, la nueva funcionalidad y las características de la nueva version de la solución SAP ERP son muy prometedoras y el tiempo empleado en conocerla y evaluar su implementación es siempre beneficioso de cara a mantener la actualización tecnológica y las ventajas para el negocio que se derivan de ella.
En los últimos años se han incrementado sensiblemente las necesidades de las compañías en lo que respecta a Gobierno Corporativo, Gestión del Riesgo y Cumplimiento Legal y Normativo, debido a los cambios de los miembros y consejeros que deciden las Estrategias Empresariales y altos directivos. Por lo tanto, ha sido necesario desarrollar herramientas para hacer frente con mayor coherencia y con más cuidado que nunca a las cuestiones de gobernanza, la gestión de riesgos y cumplimiento
También incluye empresas privadas que buscan financiación de la deuda, así como organizaciones no lucrativas que buscan el apoyo de fundaciones. Los directores y gerentes de cualquier tipo de organización, de casi cualquier tamaño, deben ser capaces de saber a dónde va la empresa, y poder seguir el camino establecido mediante la monitorización de los procesos.
«En términos simples, la gobernanza es el conjunto de procesos que mantienen con vida a la organización, y la regulación de los flujos internos de información y procesos de decisión para asegurarse de que sus respuestas sean oportunas y adecuadas».
La gestión del riesgo significa cosas diferentes en contextos diferentes. Puede significar cobertura a inversiones, compra de seguros, control de calidad, y mucho más. Lo común a todas estas definiciones es la idea de que la gestión del riesgo es parte del proceso de toma de decisiones. En última instancia, la gestión de riesgos apoya la toma de riesgos y la capacidad de la organización para competir.
Ahora, una organización puede tener riesgos en algunas áreas. Unos pueden ser mitigados y otros pueden ser eliminados. La gestión del riesgo es la forma de hacer frente a estos riesgos que pueden surgir en cualquier momento durante la ejecución y las medidas que se deben tomar para la mitigación de esos riesgos.
El riesgo es el grado de incertidumbre que acompaña a un determinado flujo. Los gerentes prudentes estarán dispuestos a hacer todo lo posible para controlar ese riesgo a niveles tolerables. Al final, sin embargo, la gerencia debe estar dispuesta a aceptar la posibilidad de que los resultados no pueden ser alcanzados.
El cumplimiento es el mecanismo que realiza que el trabajo de gobierno. Es el cumplimiento de las propias organizaciones y de los procedimientos necesarios el que permite la gestión de los riesgos que ponen en peligro la entidad. El seguimiento y el apoyo del cumplimiento no es sólo una cuestión de mantener los indicadores bien, sino también es la forma en que la organización controla y mantiene su salud.
En particular, el objetivo final es establecer un marco de transparencia, certidumbre y confianza de los grupos de interés respecto de la gestión de las empresas, a través de la adecuada gestión del riesgo y del Gobierno Corporativo.
El gran desafío de los negocios en la actualidad es como acompañar el crecimiento a la velocidad que demanda el mercado, gestionando simultáneamente el riesgo de forma eficaz.
La combinación de los diversos componentes de SAP GRC permite detectar y eliminar los conflictos de Segregación de Funciones en el sistema SAP R/3, así como también proporcionar un mantenimiento continuo y automatizado en la gestión de autorizaciones, lo que permite conservar sin conflictos de acceso el sistema productivo.
¿Qué es SAP Solution Manager?
SAP Solution Manager es una herramienta que ayuda en la gestión de aplicaciones en el entorno ITIL (IT Infrastructure Library). La herramienta es compatible con el ciclo de vida completo de soluciones, principalmente con seis fases – Requisitos, diseño, desarrollo, implementación, operación y optimización según la metodología ITIL estándar. Se ejecuta en un sistema separado al que todos los otros sistemas SAP están conectados. Estos otros sistemas se denominan como sistemas vía satélite.
Última versión:
SAP Solution Manager 4.0.
Características de SAP Solution Manager:
- Solution Manager le ayuda en todo tipo de gestión de proyectos como la implementación, actualización, mantenimiento, roll-out, etc. proporcionando la plantilla de proyecto específico.
- Está en consonancia con AcceleratedSAP de SAP. Y proporciona planes de trabajo para los diferentes tipos de proyectos.
- Tiene repositorio de procesos de negocio, que habla sobre las mejores prácticas de SAP de funcionamiento de la empresa.
- Tiene función de e-learning, que ofrece la formación sobre web.
- Tiene función de gestión de pruebas, que ofrece el repositorio central de almacenamiento para almacenar los scripts automatizados de eCATT junto con scripts manuales. Los resultados de las pruebas son almacenados de forma centralizada y están siempre disponibles.
- Tiene su propia ayuda estándar, vía SAPGUI y también vía web.
- La función de ayuda está totalmente vinculada a la gestión de solicitudes de cambio, lo que ayuda en el transporte de los cambios necesarios a la máquina de productivo.
- Tiene un monitor de soluciones, así como la función de diagnóstico, que ayuda en la fase de productivo del proyecto.
- Solution Manager tiene un montón de informes incorporado, para las diferentes áreas.
- Está vinculado con el lugar de SAP Service Market Place.
- Tiene su propio almacén de conocimiento para el almacenamiento central de la documentación.
- Se puede integrar con ARIS, un detallado programa con herramientas gráficas para el modelado de procesos de negocio.
- También puede integrarse con herramientas de Mercurio como plan de ahorro para las pruebas en un entorno basado en web.
Para fines distintos (para lanzar una alerta, para realizar un seguimiento de modificación, para el seguimiento de los documentos, para recuperar valores de los parámetros antiguos después de un error, etc.), a veces es necesario buscar el historial del documento.
¿A que nos referimos con documento? Esta es la terminología de SAP que puede significar en nuestro contexto, el maestro de materiales, el pedido de compra, el recorrido del material, la cuenta de GL, el activo, el centro de trabajo, etc. Así que tanto los datos maestros como los datos transaccionales, se pueden trazar si el sistema SAP en cuestión está adecuadamente parametrizado.
Básicamente, existen dos tablas principales (no lo suficientemente bien conocidas), a las que se puede acceder a través de ABAP o módulos de función.
Estas dos tablas son, la tabla CDHDR (Cabecera documentos de modificación) y CDPOS (Posición documentos de modificación). En el módulo HR las tablas son: PCDHDR y PCDPOS).
Que se pueden leer con un ‘Select’ si se utiliza un programa a medida o mediante el uso de, respectivamente, de los siguientes módulos de función:
«CHANGEDOCUMENT_READ_HEADERS ‘
«CHANGEDOCUMENT_READ_POSITIONS ‘
Como estas tablas registran las modificaciones que se realizan en SAP, podemos imaginar el tamaño de ellas, en especial la CDPOS. Y, por desgracia, como se trata de una tabla cluster, no se puede utilizar una join query.
Y este es el principal inconveniente. Al utilizarlas hay que tener mucho cuidado en la construcción de la consulta, llenando todos los campos clave que se puedan.
La gestión de transporte es un aspecto crítico en una cadena de suministro al que a veces no se le concede la suficiente importancia.
En general, todos estamos obsesionados con el aumento de la producción, aumentar las ventas y mejorar la satisfacción de los clientes para impulsar el crecimiento económico. Pero muy a menudo se tiende a pasar por alto este aspecto del proceso de gestión de pedidos de cliente.
Quizá es comprensible, ya que la problemática de la gestión de transporte es muy compleja y dinámica: cualquier planificación o gestión de este proceso requiere una herramienta que sea al mismo tiempo flexible y precisa. El número de factores que entran en la planificación del transporte puede ser enorme. Añadamos los factores externos y ya tenemos la receta perfecta para tener problemas.
SAP cuenta ahora con un sistema de planificación del transporte (APO-TPVS), que está muy integrado con la ejecución de Transporte en el ERP. Los retos de la gestión del transporte en estos momentos son los costes de transportes más altos, la necesidad de aprovechar mejor la capacidad, y la incesante presión de servicio al cliente.
La solución SAP APO-TPVS muestra su máxima utilidad en condiciones de complejas restricciones y altos estándares que cumplir. Analicemos los mencionados retos y la solución para los mismos a través de TPVS:
1) Aumento de los costes de transporte: Es un hecho que los costes de transporte son cada vez mayores. Esto es un problema tanto para el cliente como para la empresa pero, realmente, no hay ninguna solución milagrosa. El único método que se puede seguir es ser fiel a un proveedor de servicios de transporte de probada eficacia. Mediante contratos a largo plazo es posible negociar los costes a la baja en el corto plazo. En segundo lugar, hay que evitar hacer cambios de última hora a los horarios.
Esto sólo es posible si existe una planificación de transporte adecuada. Y cuanto antes se realice esta planificación, mejor es. La pregunta por tanto sería cuando es lo más pronto que se puede realizar. La respuesta obvia es en el momento de la creación del pedido de venta en sí. Por lo tanto necesitamos una solución que nos pueda proporcionar estimaciones precisas de plazo de entrega en el momento de creación o modificación del pedido de venta.
La solución APO-TPVS viene con una opción donde se puede integrar con el sistema R/3 proporcionando resultados precisos de la promesa de entrega en el momento de la creación/modificación del pedidos de cliente. Esta opción obviamente requiere de imputs de tiempos precisos para poder hacer la programación. APO-TPVS se integra también con GATP para su funcionalidad combinada se envíe de vuelta al sistema ERP en tiempo de ejecución.
2). Necesidad de aprovechar la capacidad: Hoy nadie puede permitirse el lujo de desperdiciar el espacio disponible en el vehículo de transporte. La empresa necesita aumentar la eficiencia de su logística mediante la utilización de los recursos disponibles en su totalidad. Es mejor que un vehículo sirva un segundo envío a la finalización de la primera entrega que regresar vacio a la base.
TPVS es lo bastante inteligente como para que le pregunte si esto es una posibilidad a un coste mínimo. Esta funcionalidad, llamada “movimiento continuo” le permite aumentar la utilización de recursos y por lo tanto, aumentar su eficiencia reduciendo las limitaciones de capacidad.
Además combina automáticamente las entregas que se pueden entregar juntas o en secuencia. Esto nos ayuda a contrarrestar los problemas de aprovechamiento de capacidad.
3). La incesante presión del servicio al cliente: La empresa debe tener claro lo siguiente antes de la creación de los envíos:
¿Qué hay que entregar?
¿Donde se debe entregar?
¿Cuándo es la entrega?
¿Cuánto hay que entregar?
¿Cuál es la prioridad para la entrega?
¿Dónde están las mercancías ahora?
Por básico que parezca, responder a estas preguntas es la clave para la satisfacción del cliente. La empresa debe saber qué entrega puede darse el lujo de ser retrasada un día y qué cliente necesita su entrega a tiempo.
TPVS trata todas estas cuestiones con eficacia mediante la adición de “restricciones de entrega” a sus unidades de carga. Modeliza las ventanas de recogida de entrega mediante las condiciones incorporadas que permiten dar prioridad a sus entregas, a la vez que se planifican y se combinan entre sí.
Y, finalmente, la integración del sistema de gestión de eventos hace que el cliente pueda tener visibilidad de todo el proceso. El cliente con su número de entrega único que puede verificar el estado de su envío. Saber lo que está pasando lleva a la comprensión y el entendimiento lleva a la satisfacción.
Lo cierto es que TPVS, aunque menos conocido de sus hermanos del sistema APO (como DP, SNP, GATP, etc.), puede ser clave para impulsar el crecimiento económico de una empresa, puesto que realmente permite ahorrar a partir de nuestras actividades diarias.
